FIDAL VENETO IMPLEMENTA LA DIGITALIZZAZIONE CON VI.SPO SYSTEM
21 Maggio 2018Fidal Veneto ha varato, sin dai primi mesi del 2017, un progetto di digitalizzazione dei propri processi gestionali, organizzativi e amministrativi grazie alla piattaforma Vi.Spo System. L’attuale Consiglio regionale, sotto il coordinamento del segretario Cristiano Turetta, ha lavorato per rendere sempre più efficiente la propria organizzazione, facendo perno sulla possibilità di abbinare software specifici al tradizionale lavoro svolto dal personale assegnato al Comitato Veneto.
Le aree principalmente interessate da tali innovazioni sono state quella amministrativa e quella della segreteria che hanno beneficiato – e stanno beneficiando – di considerevoli miglioramenti capaci di generare notevoli risparmi di tempo rispetto alle modalità tradizionali.
Nell’area amministrativa gli interventi principali hanno riguardato la gestione dei rimborsi dei Giudici Gara - con un sistema automatizzato che governa il sistema dalle convocazioni al pagamento dei rimborsi trasferta comprese le operazioni via home banking in grado di gestire in pochi minuti decine di transazioni – e la contabilità dei Comitati Provinciali che dal cartaceo sono passati al digitale, conseguendo l’immediatezza della gestione amministrativa con un collegamento in tempo reale tra i Comitati provinciali e il Comitato regionale. Analogo sistema a quello previsto per i giudici è stato introdotto per gestire gli operatori Sigma, medici e speaker, impegnati nelle manifestazioni. Tali sistemi hanno generato moltissimi risparmi di tempo su tutti i soggetti interessati che non devono più affidarsi al cartaceo, con relativi tempi e modalità di trasmissione.
Nell’area della Segreteria le attenzioni si sono concentrate in riferimento alla gestione delle convocazioni per raduni e rappresentative che fino ad oggi hanno richiesto un particolare impegno tra invio delle convocazioni, ricezione delle conferme presenza ecc. Sotto questo fronte non si è ancora giunti alla completa “messa a regime”, che dipende anche dall’effettuazioni delle registrazioni sul sistema da parte dei tecnici e degli atleti (mediante i banner posti nella parte superiore della home del sito del Comitato).
Come ogni innovazione, peraltro specifica per un ambiente come quello di un Comitato regionale Fidal, sono in corso aggiustamenti e progressivi adattamenti sia in termini di software sia sotto il profilo dell’interazione di tali sistemi con gli utenti interessati. Certamente, al termine del “rodaggio”, i vantaggi per tutto il sistema regionale saranno consistenti.
Fidal Veneto è per ora l’unico Comitato regionale italiano ad aver puntato in maniera così decisa verso l’informatica e la digitalizzazione e tale spunto sta cogliendo l’interesse degli altri Comitati territoriali, non lasciando insensibile la struttura amministrativa federale che ha lodato l’operato del Comitato regionale veneto in recenti incontri territoriali.
Vi.spo System è adesso al lavoro per nuove applicazioni per il Comitato regionale veneto, ma sta anche elaborando proposte per favorire la gestione delle società. Si ricorda inoltre l’avvio della collaborazione con l’Ulss Marca Trevigiana per la sperimentazione del Certificato Medico Agonistico Elettronico (progetto C.A.S.E.).
LE AREE SPECIFICHE DI INTERVENTO DI VI.SPO SYSTEM
Vi.Spo System nasce come software dedicato ai Comitati Regionali, alle Società e agli Atleti che renderà immediati, veloci e fluidi tutti i processi organizzativi e gestionali.
Sono stati sviluppati i seguenti Servizi per i Comitati Regionali.
-Gestione Convocazioni Giudici e Rimborsi
Ottimizzazione della procedura di scelta dei Giudici da convocare da parte del struttura GGG.
Convocazione dei giudici a partire da database aggiornato con sistema di invio notifiche automatico.
Procedura automatizzata di accettazione da parte dei giudici.
Sistema di controllo disponibilità dei giudici convocati, supportato da notifiche automatiche.
Procedura per la gestione dell’Ordine di Servizio.
Archivio della situazione delle convocazioni.
Possibilità di estrapolazione dei giudici convocati e dei giudici presenti.
Possibilità di estrapolazione degli Ordini di Servizio.
Ottimizzazione richiesta di rimborso, con relativo sistema di notifiche automatizzato.
-Gestione Convocazione Atleti a Raduni, Rappresentative
Ottimizzazione della procedura di scelta degli atleti e dei tecnici da convocare ai Raduni e alle rappresentative.
Convocazione degli atleti e dei tecnici a partire da database aggiornato, con sistema di notifiche automatizzato.
Procedura automatizzata di accettazione da parte dei convocati.
Sistema di controllo disponibilità dei convocati,supportato da notifiche automatiche.
Procedura per la gestione dell’Ordine di Servizio.
Archivio della situazione delle convocazioni.
Possibilità di estrapolazione dell’elenco dei convocati e dei presenti
Possibilità di estrapolazione degli Ordini di Servizio
Ottimizzazione richiesta di rimborso da parte dei tecnici, con relativo sistema di notifiche automatizzato
-Convocazione Medici, Operatori Sigma e Speaker
Convocazione di medici, operatori Sigma e Speaker a partire da database aggiornato, con sistema di notifiche automatizzato.
Procedura automatizzata di accettazione da parte dei convocati.
Sistema di controllo della disponibilità dei convocati, supportato da notifiche automatiche.
Ottimizzazione delle richieste di rimborso con relativo sistema di notifiche automatizzato.
Possibilità di estrapolazione dei convocati.
-Prospetto Contabilità per i Comitati Provinciali
Creazione PROSPETTI MENSILI.
Ogni voce di spesa di secondo livello è associata a un codice, che è il codice del Bilancio Ufficiale FIDAL.
Aggiunta dei Campi obbligatori: Saldo iniziale e Saldo finale, Entrata Cassa e Uscita Cassa, Uscita Banca ed Entrata Banca.
Accanto ad ogni voce di secondo livello inserimento box per caricare file attestanti quel specifico movimento.
Possibilità di stampa in PDF del Prospetto Mensile con tutte le voci, sottovoci di spesa (entrata e uscita) e le varie righe di cifre aggiunte e descritte.
Nella voce di spesa di PRIMO LIVELLO “Manifestazione” possibilità di agganciare la manifestazione corrispondente direttamente da database di Vi.Spo System.
SERVIZI VI.SPO PER LE SOCIETÀ
Si porta a conoscenza delle società le possibilità gestionali previste per loro.
- Calendario per discipline
- Calendario Gare/Manifestazioni
- Registro Presenze degli atleti agli allenamenti
- supporto iscrizioni automatizzate degli atleti alle Gare
- Sostegno all’Organizzazione delle trasferte
- Gestione scadenza Idoneità medica
- Gestione scadenza Rinnovo Iscrizione alla Società
- Area fatturazione per gestione pagamenti/iscrizioni
- Automatizzazione pagamenti online
- Gestione rateizzazione pagamenti
- Accesso diretto degli associati in base a ruolo e funzione, accesso diretto degli atleti con relativa Area Riservata (scheda personale).
Tutte le info: https://visposystem.it/
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